La facturación es una parte fundamental de cualquier negocio. Además de servir para justificar tus ingresos y como herramienta de cobro, las facturas te ayudan a construir tu credibilidad y autoridad como proveedor o empresario. Por eso es muy importante que tus facturas tengan un aspecto profesional. Te damos algunos consejos para conseguirlo.

1. Añade el logotipo de tu empresa. Poner el logotipo de tu empresa en la factura ayudará a que el cliente reconozca con rapidez de dónde viene la factura. Además, contribuirá a fortalecer tu imagen de marca y a dar un aspecto profesional a tus servicios. El logo debe estar diseñado por un profesional. Asegúrate de incluirlo en la plantilla de tus facturas.

2. Revisa la información de la factura. Los errores en la factura dañan tu imagen como profesional. Parece obvio que hay que entregar una factura sin errores, pero a menudo se envían facturas con fallos u omisiones en la fecha, en el número de factura, en el importe facturado y en los datos de clientes. Repasa la factura minuciosamente antes de entregarla y cerciórate de que va para el cliente correcto y de que sus datos están bien.

3. Utiliza una plantilla. Las plantillas, además de facilitar mucho la elaboración de facturas, les dan un aspecto uniforme que permite que el cliente localice con rapidez la información que necesita. Puedes crear tú mismo una plantilla en Word, en Excel o en otros programas que utilices para elaborar tus facturas.

4. Utiliza un software de contabilidad o un servicio online para tus facturas. Si necesitas un poco de ayuda con la facturación, no te vendrá nada mal hacerte con un programa específico de contabilidad o contratar un servicio online para tus facturas. Estas opciones tienen la ventaja de automatizar muchos procesos y de ayudarte a mantener un seguimiento de tu flujo de efectivo, ventas, ganancias y gastos. Si lo necesitas, no dudes en contratarlo.

5. Guarda tus facturas como PFD. Si estás elaborando las facturas con una plantilla que has diseñado tú mismo, es una buena idea que guardes tus facturas como PDF. Es un formato de archivo que todo el mundo puede abrir independientemente del sistema que utilice y, si no tienen un lector de PDF, pueden descargarlo gratuitamente de la web de Adobe. Además, le dará un punto de profesionalidad a tus facturas.

6. Deja claro cuáles son las formas de pago. No hay nada peor que un cliente que no entiende cómo puede pagarte. ¿Puede abonar la factura por cheque? ¿Mediante transferencia bancaria? ¿Con tarjeta de crédito? ¿Por PayPal? Asegúrate de que queda muy claro en la factura.

Es fácil dar una apariencia profesional a tus facturas. Crea una plantilla con tu logotipo y usa siempre la misma, asegúrate de que todos los datos son correctos, de que está clara la forma de pago y de que el cliente la recibe en un formato que pueda leer. Con todo ello lograrás que tu sistema de facturación y la imagen de tu negocio mejoren.