Mejora tu negocio sistematizando tareasSi te abruman todas las tareas diarias que tienes que realizar en tu negocio, una buena idea es que las sistematices. Sistematizar las tareas diarias de tu negocio te ayudará a ser más eficaz, mejorará tu productividad y aumentará el tiempo que tienes disponible cada día.

 

1. Identifica todas las tareas de tu negocio

Conocer qué es lo que tienes que hacer cada día y en qué consiste cada tarea es fundamental para que puedas planificar tu tiempo con eficacia. Para empezar, haz una lista de todas las tareas diarias, por pequeñas que sean. Desde chequear el correo, pasando por la atención al cliente o la compra de determinados productos, debes anotar cualquier tarea que realices.

 

2. Analiza en qué consiste cada tarea

Una vez que conoces qué tareas tienes cada día, es momento de que analices todos los pasos que requiere cada una. Por ejemplo, para controlar la facturación podrías hacer una hoja de cálculo en la que quedaran registrados los nuevos clientes y proyectos de la última semana. A continuación, podrías enviar por correo electrónico la copia de la factura al cliente. El siguiente paso podría ser anotar la fecha en la que enviaste cada factura y el número de la misma. Por último, podrías guardar la hoja de cálculo en una carpeta que se llamase “Facturas” y crear una nueva hoja de cálculo para la próxima semana.

Registra qué pasos son necesarios para cada tarea diaria en un documento o en una hoja de papel independiente. Lo necesitarás para el siguiente paso.

 

3. Revisa tu sistema y ajusta su eficacia

Revisa una a una todas las tareas y los pasos necesarios para cumplirlas. Asegúrate de que tienen sentido y que son todo lo eficaces que pueden ser. Por ejemplo, después de revisar tu sistema de facturación, podrías crear una hoja de cálculo maestra para unificar toda tu facturación en un único lugar, o decidir externalizarla para emplear ese tiempo en otras cuestiones.

 

4. Ten a mano todo lo que necesites

Si trabajas con el ordenador, reúne en una sola carpeta todos los documentos que necesitas para comenzar el día. Así no perderás tiempo buscándolos. Todo lo que tendrás que hacer es abrir esa carpeta y ponerte en marcha.

Como propietario de un negocio, es importante que conozcas y manejes todos los procesos que lo hacen funcionar. Cuando los sistemas de trabajo y las tareas están bien ajustadas, todo funciona a la perfección y es mucho más fácil de llevar.